Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное
агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
УРАЛЬСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет
менеджмента, повышения квалификации и переподготовки кадров
Реферат
по дисциплине «Информационные технологии
управления»
на тему «Информационное обеспечение
деятельности секретаря-референта»
Проверен
Исполнитель: _____________
студент группы № ___, курса __
«____»____________ 200_ г.
оценка _________________
Руководитель: ______________
Екатеринбург
2008
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Организация и ее организационная структура
2. Распределение информационных потоков в организации3
3. Основные функции и задачи, выполняемые
секретарем-референтом
в организации
4.
Базы данных секретаря-референта
5.
Методы, технические средства, применяемые для обработки
информации
6.
Правовое обеспечение деятельности
секретаря-референта
7.
Организационная деятельность секретаря-референта
8.
Использование программ в процессе обработки
информации
Список литературы
1. Организация и ее организационная структура.
Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи,
обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями
или сотрудниками, и внешние связи с предприятиями-поставщиками, клиентами,
государственными органами, предприятиями-конкурентами. Предлагаю Вашему
вниманию рассмотреть организационную структуру общества с ограниченной
ответственностью «Издательский дом «Урал», находящегося в г. Екатеринбурге, а
также роль секретаря в этой организации. Во главе предприятия – исполнительный
директор. Его заместителем является коммерческий директор. Юридическая служба в
лице юрисконсульта функционирует в качестве структурного подразделения на одном
уровне с такими структурными подразделениями как бухгалтерия и служба персонала.
Служба персонала представлена менеджером по персоналу. Отдел маркетинга –
маркетологом.
Организационная структура ООО «Издательский дом «Урал»
Издательский дом «Урал» включает в себя следующие отделы:
1)
Цифровая типография во главе с офис-менеджером;
2)
Офсетная типография во главе с администратором;
3)
Отдел рассылки
В каждой из типографий работает группа менеджеров, дизайнеров (от 5 до
8 человек), а также по 2 листоподборщика-сортировщика, по 1 оператору-печатнику
и 1 мастеру предпечатной подготовки. Офис-менеджер и администратор являются
непосредственными руководителями сотрудников соответствующей типографии. Отдел
рассылки – курьерская служба.
2. Распределение информационных потоков в организации.
Управление предприятием можно представить как процесс получения
информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя.
Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.
Деятельность предприятия сопровождается составлением разных видов
документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики
предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
- организационные документы предприятия (устав, учредительный договор,
структура, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего
трудового распорядка);
- распорядительные документы предприятия (приказы по основной
деятельности, распоряжения, решения);
- документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые контракты
(договоры), личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по зарплате,
трудовые книжки);
- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые
отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий,
инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы,
справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);
- нормативные документы вышестоящих органов;
- контракты (договоры), которые являются основными документами
предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или
организационно-распорядительным документам. Исключением являются
финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности
составления и обработки.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов
достаточно типична и строится по формуляру-образцу.
Существуют единые требования и правила оформления документов управления
независимо от того, как ведется делопроизводство на фирме: традиционным
способом или на основе современной информационной технологии.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
-
юридическую силу документов;
-
качественное и своевременное составление и
исполнение документов;
-
организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи,
которые называются реквизитами).
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор
реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления
установлены государством.
При подготовке документов секретарь-референт часто использует
следующие реквизиты:
-
эмблема организации или товарный знак;
-
код организации;
-
наименование организации;
-
справочные данные об организации;
-
наименование вида документа;
-
дата документа;
-
регистрационный номер документа;
-
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
-
гриф ограничения доступа к документу;
-
адресат;
-
гриф утверждения документа;
-
резолюция;
-
заголовок к тексту;
-
отметка о контроле;
-
текст документа;
-
отметка о наличии приложения;
-
подпись;
-
визы согласования документа;
-
печать;
-
отметка об исполнителе;
-
отметка об исполнении документа и направлении его в
дело;
-
отметка о поступлении документа в организацию;
-
идентификатор электронной копии документа.
Структура и штатная численность предприятия определяются в соответствии
с его Уставом и закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные
подразделения фирмы, наименования должностей и количество штатных единиц по
каждой из должностей.
В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав
предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется
на бланке фирмы и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных
единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Изменения в структуру и штатную численность фирмы вносятся приказом
директора. Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения
изменения и сами изменения. Приказ визируется менеджером по персоналу,
подписывается исполнительным директором. После внесения изменений в структуру и
штатную численность менеджер по персоналу делает отметку об исполнении.
Распоряжение – документ, издаваемый директором (заместителем директора)
преимущественно по оперативным вопросам повседневной
производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором
или его заместителем. Текст распоряжения должен содержать: конкретное задание
(работу); ответственного исполнителя; срок исполнения.
Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета
директоров), составляемый по производственным вопросам. Решения оформляются с
использованием слов «РЕШИЛИ» или «РЕШИЛ». Подписываются решения председателем и
всеми членами коллегиального органа.
Приказы об увольнении и приеме работников относятся к документам по
личному составу предприятия и ведутся отдельно от приказов по производственным
вопросам.
Протокол составляется при проведении важных заседаний, совещаний.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки
дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.
Основной частью протокола является раздел «ПОСТАНОВИЛИ», который составляется
наиболее подробно.
Письма оформляются на бланке письма и содержат, наряду с постоянными
реквизитами бланка, следующие переменные реквизиты: адресат, заголовок к
тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись
должностного лица, фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон. Письма
составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале
исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.
Гарантийные письма устанавливают или подтверждают обязательства
партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату. Этот документ должен иметь
подписи руководителя и главного бухгалтера, печать организации.
Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении
реквизитов и правил их составления. Реквизиты письма размещаются от границы
левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись,
приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей
последовательности:
-
имени и фамилии получателя;
-
наименования компании;
-
номера дома, улицы;
-
города;
-
штата (графства), почтового округа, указанного
цифрами;
-
страны.
Факсимильные сообщения, если это не конкретные виды документов (контракты,
счета, прайс-листы), составляются на бланках письма. Оформление такого
сообщения осуществляется аналогично оформлению делового письма. Факс
составляется в одном экземпляре, который после передачи подшивается в дело.
Претензия – документ о нарушении контрактных обязательств и требований
о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства.
Документы-доказательства оформляются как приложения к претензии. Претензия
подписывается исполнительным директором, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Ответ на претензию может содержать следующие варианты:
-
о принятии претензии к рассмотрению, если решение
по ней не принято;
-
об удовлетворении претензии полностью или частично
с указанием даты и номера платежного поручения при оплате;
-
об отклонении претензии полностью или частично.
При составлении ответа на претензию должны быть представлены
необходимые документы, оформленные в виде приложения. Подписывается ответ на
претензию исполнительным директором и заверяется печатью.
Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения имущественных или
иных прав и охраняемых законом интересов физических или юридических лиц. Жалобы
направляются в государственные, коммерческие или общественные организации и
составляются в произвольной форме с точным перечислением фактов, событий и
приложением подтверждающих их документов, которые оформляются как приложения.
Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на
совершение каких-либо действий от лица доверителя.
Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий
для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа
до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
Степень совершенства технологической системы работы с документами
определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и
эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной
информацией.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы
документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие)
документы и внутренние документы.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
-
первичную обработку;
-
предварительное рассмотрение, разметку;
-
регистрацию;
-
рассмотрение документов руководством;
-
направление на исполнение;
-
контроль исполнения;
-
исполнение документов;
-
подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке
правильности адресования, количества листов документа, наличия приложений. При
отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель
письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих
документов в графе «Примечание».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью
распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит
«Отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер
документа и дату поступления.
Секретарь-референт осуществляет «фильтрацию» входящих документов,
направляемых руководителю. Руководителю фирмы должны передаваться на
рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы
складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада
руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне
руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя фирмы, в структурные
подразделения или сразу исполнителям.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом
верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное
обозначение структурного подразделения, например: «ОМ» - отдел маркетинга.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли
документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов
(предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти
документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим
документом руководителю.
После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения
руководителю. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить
исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные
сроки.
Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.
Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно
заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может
явиться основанием взятия документа на контроль.
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями
одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии
исполнителям. Когда работа над документом завершена (составлен ответный
документ, выполнено конкретное действие), на документе проставляется отметка о
его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией
ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.
Отравляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка
исходящих документов состоит из следующих операций:
-
составление проекта документа исполнителем;
-
проверка правильности оформления проекта документа
секретарем;
-
согласование проекта документа;
-
подписание документа руководителем;
-
регистрация документа;
-
отправка документа адресату;
-
подшивка второго экземпляра (копии) документа в
дело.
Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале
или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты
регистрации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе
регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций
секретарем-референтом.
Регистрация документа рассматривается как начальный этап контроля за их
исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную
проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения
документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом
документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.
3. Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в
организации.
Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения
деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский
дом «Урал».
Основные функции,
выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции:
-
ведение документации
дирекции предприятия;
-
организация
и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками,
контрагентами;
-
поиск
необходимой руководителю информации;
-
выполнение
оперативных поручений и заданий руководителя;
